Google Docs - Como Editar e Compartilhar Documentos Online

Galera, como mencionado no artigo Introdução À Plataforma De Arquivos Do Google, o Google Docs é uma espécie de Office online, semelhantemente ao pacote Office do Windows ou Libre Office, projeto Open Source brasileiro. Nas linhas abaixo você conhecerá um pouco mais a ferramenta e aprenderá a editar e compartilhar documentos de texto online. Por isso, continue lendo!

Preferência pelo Docs

Profissionalmente, uso mais a Plataforma do Google Docs que Microsoft Office, devido à integração que tem com outros serviços do Google. Além de ter a opção de converter arquivos do Word, Excel, Power Point e PDF para o formato do Google. Por esses e outros atributos, como os apresentados abaixo, o Docs tem minha preferência.

Editando e salvando os documentos online

Uma das ferramentas mais preferidas por mim, além das planilhas, é o editor de texto, simples e objetivo. Apesar de não possuir todos os recursos dos editores que usamos no Desktop, não deixa de ser super funcional. Uma de suas principais vantagens é que ao editar o texto, o documento é salvo automaticamente.

Barra de edição para documentos de texto

Além de você não precisar mais se preocupar em perder os arquivos que edita, é super fácil de adicionar títulos, novas fontes, cores, alinhamentos, links e outras configurações ao texto. Confira abaixo um print screen da barra de edição:


 
Como observam, a barra de edição é bem intuitiva e, se já trabalha ou trabalhou com o Word ou outro editor, não terá dificuldade alguma.

Menu arquivo 

No vídeo abaixo mostro um dos principais menus para edição de textos no Docs, o menu Arquivo, explico também sobre as compartilhamento de arquivos. A partir dele, você poderá criar novos documentos como:

• texto, 
• apresentação (slides), 
• planilhas (como no excel), 
• formulário (vou ensinar depois como se cria excelentes formulários) e 
• desenho.

Histórico de revisões do menu arquivo

Neste mesmo menu, uma outra funcionalidade que acho surpreendente é a de "Ver histórico de revisões" (atalho: Ctrl+Alt+Shift+G), onde se abrirá uma janelinha mostrando o histórico de todas as edições que fez no documento. Daí, se quiser voltar à uma versão anterior, poderá fazer sem problemas. E isso já me ajudou muito.

Opção de fazer download em diversos formatos de texto

Outra  funcionalidade do caramba é a de fazer download do documento em diversos formatos de texto, como:

• Microsoft Word (.docx)
• Formato OpenDocument (.odt)
• Formato Rich Text (.rtf)
• Documento PDF
• Texto sem formatação (.txt)
• Página da Web (.html, compactado)

Desta forma, quando quiser visualizar seu documento no Desktop, poderá abri-lo  em qualquer um desses formatos.

 Publicar na Web

Se quiser tornar seu documento disponível na web, como uma página HTML, basta clicar na opção "Publicar na web". Assim, o Google indexará a página em seus servidores e poderá ser disponibilizada na busca orgânica, quando algum usuário fizer uma consulta.

Como mostrado também na imagem ao lado, ao deixar habilitado a opção "Republicar automaticamente quando houver alterações", toda vez que modificar o documento, ele será republicado automaticamente.

Enviar e-mail para Colaboradores 

Essa opção do Google Docs é bacana demais, uma vez que a ideia por trás do Docs é a de ser um serviço colaborativo. Assim, você poderá enviar uma mensagem de e-mail para as pessoas que definiu como colaboradores do documento, nas configurações de compartilhamento, as quais você verá mais abaixo.

Compartilhar seus documentos online

Como mencionei acima, um dos principais propósitos do Docs é o de ser colaborativo, permitindo que várias pessoas interajam, editem, corrijam e publique seus arquivos.

Através do Botão Compartilhar, tem-se várias opções para facilitar o compartilhamento de arquivos, confira:

Opções para compartilhamento

Ao clicar no botão compartilhar, verá as seguintes opções:

1. Link a ser compartilhado (acessível apenas para colaboradores);
2. Compartilhar por meio do: E-mail, Google Plus, Facebook, Twitter;
3. Quem pode acessar o documento:
• Público da Web. Qualquer pessoa na internet pode encontrar e acessar. Não é necessário fazer login em uma conta Google;
• Qualquer pessoa com o link. Quem possuir o link pode acessar sem fazer login no Google;
• Particular. Somente quem tem permissão pode acessar.

Quando se restringe o acesso do público público externo, deixando apenas particular, pode-se dar ainda as seguintes permissões: 

• Pode editar. Isso dá a permissão total de acesso ao arquivo.
• Pode visualizar. A pessoa poderá acessar, mas não editar. Contudo, poderá fazer uma cópia do documento e editar posteriormente.
• Pode comentar. Tem a opção de visualizar e fazer comentários no documento.

Depois que realizar as configurações de compartilhamento, basta clicar no botão salvar.

Conclusão

Sou suspeito para falar do Docs, uso há cerca de cinco anos e é o meu preferido. Como tenho várias contas Google, tenho todos os documentos compartilhados comigo mesmo, para não correr o risco de perdê-los, hehe. Confesso que ainda deixa a desejar em algumas funções. Sinto falta, por exemplo, de trabalhar melhor com tabelas, uma vez que não existe a opção de mesclar e desconfiguram-se com facilidade.

Contudo, por ser simples, funcional e colaborativo aconselho seu uso, principalmente por parte do público universitário. Se não tivesse feito meu TCC no Docs, teria perdido 1 ano de trabalho, uma vez que meu computador deu pau várias vezes.

No mais, obrigado por ler até aqui. Nos próximos posts falarei sobre planilhas, slides e formulários do Google. Até lá!